Mit SAP S/4HANA und Digital Waterkant auf Kurs

Bei Unfallreparaturen, Lackschäden, Smart Repair, Hagelschäden sowie der Innen- und Felgenaufbereitung bietet die IRS Group (Intelligent Repair Solutions) ihren Kunden spezialisierte Reparaturlösungen. Mit rund 2.500 Mitarbeitenden und mehr als 170 Standorten ist die Unternehmensgruppe heute in fünf europäischen Ländern vertreten. Der Hauptsitz der IRS Holding GmbH befindet sich in Hamburg.

Um ihr internationales Wachstum organisatorisch und technologisch zu unterstützen, verfolgte die IRS Group das Ziel, ihre Organisation über ein zentrales ERP-System zu steuern. Einheitliche Daten, skalierbare Strukturen und mehr Transparenz sollten die Grundlage für effiziente Prozesse, eine verlässliche Unternehmenssteuerung und fundierte Investitionsentscheidungen bilden.

SAP S/4HANA: Das Flaggschiff für den europaweiten Kurs

Für dieses Ziel entschied sich die IRS Group für die Einführung von SAP S/4HANA in einer Private-Cloud-Umgebung im Rahmen von RISE with SAP. Die neue Plattform sollte regulatorische Anforderungen abbilden und gleichzeitig die technologische Grundlage für das weitere internationale Wachstum schaffen.

Im Projektverlauf zeigte sich jedoch, dass das ursprünglich gewählte Vorgehensmodell nicht optimal zu den Strukturen, Entscheidungswegen und verfügbaren Ressourcen des mittelständisch geprägten Unternehmens passte. Rollenanforderungen und benötigte Kapazitäten ließen sich in dieser Form innerhalb der IRS Group nicht realisieren. Die Umsetzung verzögerte sich, und eine verlässliche Prognose zu Budget und Zeitplan wurde zunehmend schwieriger.

Das SAP-Implementierungsprojekt befand sich damit in einer kritischen Situation.

Die richtige Crew kommt an Bord

Der Kontakt zur IRS Group entstand über einen Berater aus dem Netzwerk der cink AG, der die IRS bei Veränderungen im Bereich der IT-Infrastruktur begleitete. Als deutlich wurde, dass das SAP-Implementierungsprojekt zusätzliche Unterstützung benötigte und das Management nach einem verlässlichen Partner suchte, entstand der Kontakt zu cink und Digital Waterkant.

Bereits zum Erstgespräch kamen die Kompetenzen von cink und weiteren Partnern aus dem Digital-Waterkant-Netzwerk zusammen. So stand der IRS Group von Beginn an ein Team zur Verfügung, das unterschiedliche fachliche Anforderungen und zusätzliche Kapazitäten innerhalb eines gemeinsamen Partnernetzwerks abdecken konnte. Zum damaligen Zeitpunkt vereinte Digital Waterkant rund 250 Beraterinnen und Berater aus unterschiedlichen Fachbereichen.

cink brachte insbesondere die Projektsteuerung und SAP-Beratung ein. Ergänzt wurde diese Expertise durch weitere Kompetenzen innerhalb von Digital Waterkant – unter anderem durch die SAP-Basis- und RISE-Erfahrung von AKQUINET.

Mit diesem gemeinsamen Ansatz übernahmen cink und Digital Waterkant die weitere Begleitung des Projekts.

Kurskorrektur im SAP-Projekt

Mit der Übernahme der externen Projektleitung durch die cink AG und den ergänzenden Kompetenzen aus Digital Waterkant wurde die Neuaufstellung des Projekts eingeleitet.

Die Projektleitung übernahm cink zunächst bewusst ohne Austausch des bestehenden Implementierungsteams. Ziel war es, vorhandenes Know-how zu erhalten, Klarheit über die offenen Aufgaben zu schaffen und Vertrauen wiederherzustellen.

Gemeinsam mit der IRS Group und dem bisherigen Implementierungspartner wurden die offenen Arbeitspakete strukturiert, analysiert und priorisiert. Auf dieser Basis entstand ein realistischer und belastbarer Fahrplan bis zum ersten Go-live, der fachliche, technische und organisatorische Rahmenbedingungen gleichermaßen berücksichtigte.

cink verantwortete dabei die Projektleitung und vertrat konsequent die Interessen der IRS Group. Wo zusätzliche fachliche Expertise erforderlich war, konnten die entsprechenden Kompetenzen aus dem Digital-Waterkant-Netzwerk eingebunden werden.

Klarer Kurs statt Überambition

Inhaltlich wurde das Projekt zunächst konsequent auf den Go-live in Deutschland ausgerichtet. Er sollte ein stabiles Fundament für die spätere internationale Skalierung schaffen.

Die Wirtschaftlichkeit von Anpassungen rückte dabei stärker in den Mittelpunkt. Realisiert wurde, was innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens stabil, vertretbar und wertstiftend umgesetzt werden konnte. Unnötige Verlagerungen von Funktionen in SAP wurden vermieden. Gleichzeitig setzte das Projektteam konsequent auf den SAP-Standard und vermied individuelle Sonderentwicklungen.

Eine wichtige Rolle spielte zudem die Integration der bestehenden lokalen Systeme. Statt für jedes Vorsystem separate Punkt-zu-Punkt-Schnittstellen zu entwickeln und langfristig einzeln betreuen zu müssen, wurde die SAP Integration Suite als zentrale Integrationsplattform eingesetzt.

Viele Systeme, eine Fahrrinne: SAP Integration Suite

Die lokalen Gesellschaften der IRS Group verfügen über unterschiedliche Systemlandschaften. Die Anbindung dieser Vorsysteme an das zentrale SAP-System war deshalb eine wesentliche Aufgabe des Projekts.

Mit der SAP Integration Suite wurde eine einheitliche Integrationsplattform etabliert, über die lokale Vorsysteme an SAP S/4HANA angebunden werden konnten. Die dafür eingesetzte SAP Cloud Integration ermöglicht Integrationsszenarien über Cloud-, On-Premises- und hybride Landschaften hinweg.

Die klare Entkopplung zwischen SAP S/4HANA und den lokalen Vorsystemen unterstützt Stabilität, Wartbarkeit und Flexibilität der Systemlandschaft. Gleichzeitig schafft dieser Ansatz eine skalierbare Grundlage für die Anbindung weiterer Systeme und die Umsetzung zusätzlicher Anforderungen.

Digital Waterkant in der Projektarbeit

Im weiteren Projektverlauf zeigte sich insbesondere während der internationalen Rollouts der Vorteil des gemeinsamen Partnernetzwerks. Nachdem weitere Beratungstätigkeiten des ursprünglichen Dienstleisters übernommen wurden, konnten cink und die Partner innerhalb von Digital Waterkant die jeweils benötigten Kompetenzen gemeinsam abdecken.

Das Leistungsspektrum reichte von SAP-Basis-Beratung im RISE-Umfeld über die Integration von Drittsystemen mit SAP Cloud Integration als Bestandteil der SAP Integration Suite bis hin zu Finanzprozessen, der Aktivierung von SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) für länderspezifisches Steuerreporting und der Umsetzung von E-Rechnungsanforderungen.

Dabei waren die Rollen klar verteilt: cink verantwortete gegenüber der IRS Group die kaufmännische Koordination und die Projektsteuerung. Die Partner im Digital-Waterkant-Netzwerk brachten ihre jeweilige fachliche und technologische Spezialisierung in das gemeinsame Projekt ein.

Für die IRS Group bedeutete das: unterschiedliche SAP-Kompetenzen aus einem Partnerverbund, ohne dafür eine Vielzahl voneinander unabhängiger Beratungsbeziehungen koordinieren zu müssen.

Das Digital-Waterkant-Modell verbindet damit die Breite und die verfügbaren Kompetenzen eines größeren Beratungsverbunds mit der Flexibilität spezialisierter Beratungshäuser. Diese Kombination passte zu den Anforderungen der mittelständisch geprägten IRS Group und leistete einen wesentlichen Beitrag zum Projektverlauf.

Sicher durch den Go-live und in ruhiges Fahrwasser

Zum 1. Januar 2024 wurde SAP S/4HANA in Deutschland produktiv gesetzt. Der Go-live verlief stabil und geordnet.

Parallel etablierte die cink AG einen Application Management Service (AMS), um den Übergang in den Regelbetrieb zu unterstützen und den SAP-Anwenderinnen und -Anwendern eine verlässliche Betreuung bereitzustellen.

Neben der Anwenderbetreuung gehört im RISE-Umfeld auch die Abstimmung mit SAP zu Updates und Veränderungen der Systemlandschaft zu den laufenden Aufgaben. Auch hier ergänzen sich die Kompetenzen innerhalb von Digital Waterkant. Insbesondere die SAP-Basis- und RISE-Erfahrung, die AKQUINET in das Netzwerk einbringt, ist für solche Aufgaben relevant.

Gleichzeitig ermöglicht der Partnerverbund den Zugriff auf eine breitere Beraterbasis. Dadurch lassen sich im laufenden Betrieb auch Kapazitätsspitzen und Urlaubsphasen in der Anwenderbetreuung abdecken.

SAP S/4HANA auf Europakurs

Auf Basis der stabilisierten Systemlandschaft wurde SAP S/4HANA anschließend auf die weiteren europäischen Gesellschaften der IRS Group ausgerollt.

Die Projektverantwortung für die internationalen Rollouts lag bei cink. Die dafür benötigten unterschiedlichen Fachkompetenzen wurden gemeinsam mit den Partnern aus Digital Waterkant abgedeckt.

Zunächst wurden Großbritannien und Belgien produktiv gesetzt. Anschließend folgten Dänemark und Schweden.

Besondere Herausforderungen waren die Anbindung der jeweiligen lokalen Systemlandschaften und die Umsetzung länderspezifischer regulatorischer Anforderungen. Dies betraf insbesondere das Steuerreporting sowie elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen.

Zwei technologische Komponenten waren dabei von besonderer Bedeutung: die SAP Integration Suite für die Anbindung der lokalen Vorsysteme und SAP Document and Reporting Compliance für länderspezifische Compliance-Anforderungen.

Mit SAP DRC konnten unterschiedliche nationale Vorgaben für elektronische Dokumente und gesetzliches Reporting innerhalb der gemeinsamen SAP-Landschaft umgesetzt werden. Gleichzeitig entstand eine skalierbare Grundlage für weitere regulatorische Anforderungen.

Die Rollouts erfolgten unter engen zeitlichen Vorgaben. Klare Prioritäten, stringente Entscheidungswege und der konsequente Fokus auf wirtschaftlich sinnvolle Lösungen waren deshalb wesentliche Faktoren für die erfolgreiche Umsetzung.

Sicher im Zielhafen

Innerhalb von zwei Jahren nach dem deutschen Go-live wurden vier weitere Landesgesellschaften erfolgreich produktiv gesetzt. Zum Jahresbeginn 2026 arbeiteten damit alle europäischen Gesellschaften der IRS Group auf einem gemeinsamen SAP-S/4HANA-System.

Die kaufmännischen Prozesse wurden harmonisiert, länderspezifische Anforderungen berücksichtigt und lokale Systeme einheitlich über die SAP Integration Suite angebunden.

Dadurch entstanden:

• eine konsolidierte und transparente Datenbasis,
• eine verbesserte Steuerbarkeit der Unternehmensgruppe,
• verlässliche Entscheidungsgrundlagen für Investitionen,
• eine einheitliche und skalierbare Integrationsarchitektur sowie
• eine technologische Grundlage für das weitere internationale Wachstum.

Die IRS Group verfügt heute über ein modernes und skalierbares SAP-S/4HANA-System, das internationale Besonderheiten berücksichtigt und gleichzeitig eine effiziente und transparente Unternehmenssteuerung unterstützt.

Warum Digital Waterkant?

• gemeinsame Betreuung durch cink und spezialisierte Partner innerhalb von Digital Waterkant
• Beratungsfokus auf SAP S/4HANA und SAP BTP im Mittelstand
• heute Zugriff auf mehr als 350 erfahrene SAP-Beraterinnen und -Berater im Netzwerk
• unterschiedliche SAP-Kompetenzen bedarfsgerecht aus einem Partnerverbund
• SAP-Basis- und RISE-Erfahrung innerhalb des Netzwerks
• klar verteilte Verantwortlichkeiten bei gleichzeitig abgestimmter Zusammenarbeit
• ein zentraler kaufmännischer Ansprechpartner für die IRS Group über die cink AG
• zusätzliche Kapazitäten für Projekt, internationale Rollouts und laufenden Betrieb
• Verbindung der Leistungsfähigkeit eines größeren Beratungsverbunds mit der Flexibilität spezialisierter Beratungshäuser

Vorteile für die IRS Group

• erfolgreicher Turnaround eines zuvor kritischen SAP-Projekts
• stabiler Deutschland-Go-live zum 1. Januar 2024
• erfolgreicher Rollout auf vier weitere europäische Landesgesellschaften
• gemeinsames SAP-S/4HANA-System für alle europäischen Gesellschaften zum Jahresbeginn 2026
• harmonisierte kaufmännische Prozesse und eine zentrale Datenbasis
• standardisierte Integration lokaler Vorsysteme über die SAP Integration Suite
• Umsetzung länderspezifischer Anforderungen mit SAP DRC
• verlässliche Betreuung im laufenden Betrieb über einen Application Management Service
• Zugriff auf unterschiedliche SAP-Expertise und zusätzliche Kapazitäten innerhalb von Digital Waterkant